La transformation numérique de l’administration remet la gestion des archives au premier plan. À l’occasion de la Journée internationale des archives, célébrée le 2 juillet 2026, les professionnels du secteur et les représentants de plusieurs institutions publiques ont échangé sur les évolutions nécessaires pour adapter les systèmes d’archivage aux exigences de l’administration numérique, de la transparence et de la préservation de la mémoire publique.
La rencontre, organisée par la Direction de la Bibliothèque et des Archives nationales (DBAN), en partenariat avec l’Association togolaise des bibliothécaires, archivistes et documentalistes (ATBAD), était placée sous le thème « Archives pour la justice : droits, mémoire et avenirs ». Elle a réuni archivistes, documentalistes, bibliothécaires et cadres de l’administration autour des défis liés à la conservation, à la numérisation et à l’accès aux documents publics.
À l’ouverture des travaux, le ministre délégué chargé de l’Enseignement supérieur et de la Recherche scientifique, Prof. Gado Tchangbedji, a rappelé que les archives occupent une place essentielle dans la modernisation de l’action publique. Selon lui, elles constituent un levier pour améliorer les services administratifs et accompagner le développement de l’e-gouvernement. « Les archives contribuent à rapprocher les services publics des citoyens », a-t-il souligné.
Au fil des échanges, les participants ont mis en avant la nécessité d’adapter les méthodes de gestion documentaire aux nouveaux usages numériques. Une organisation plus rigoureuse des archives facilite la conservation des informations, renforce la traçabilité des décisions administratives et améliore l’accès aux documents officiels. Elle participe également à la sécurisation des droits des citoyens ainsi qu’à la continuité de l’action publique.
Cette réflexion rejoint les réformes engagées depuis plusieurs années pour accélérer la digitalisation des services de l’État. La dématérialisation progressive des procédures administratives, le développement de plateformes numériques et l’essor des services en ligne renforcent le besoin d’une politique d’archivage adaptée aux documents électroniques.
D’ailleurs, le ministère de l’Économie et des Finances a lancé, en avril dernier, une nouvelle phase de formation destinée à ses agents sur la gestion physique et électronique des archives. Le programme portait notamment sur la gestion électronique des documents (GED), les techniques de numérisation et l’utilisation de la plateforme Alfresco. L’objectif consiste à faciliter le traitement des dossiers, à améliorer la disponibilité des informations et à consolider la qualité des services administratifs.
Par ailleurs, les spécialistes ont rappelé que les archives dépassent leur fonction de conservation. Elles constituent un outil d’aide à la décision, un support de mémoire institutionnelle et un élément essentiel pour garantir la fiabilité des informations produites par les administrations publiques.
À la clôture des travaux, les professionnels ont plaidé pour le renforcement des compétences des services d’archives, la modernisation des équipements et la diffusion de pratiques adaptées aux exigences du numérique. Ces orientations visent à accompagner l’évolution de l’administration togolaise, où la gestion documentaire occupe désormais une place de plus en plus importante dans l’organisation des services publics.
